相手に伝わる英文ビジネスメールのポイントは、まず

「結論ファースト」「単刀直入」であることです。

そして、ビジネスメールの場合には、ある程度決まった

言い回しがあります。

そのなかで、メールの目的がはっきりしているのが

ビジネスメールの特徴といえます。

ビジネスメールにおいても、コンパクトで分かりやすいメールを

書くことが大事です。

そこで、今回は相手に依頼する際の使える英文について

紹介したいと思います。

「we would appreciate it if~」の意味は

英文ビジネスメールでは、本文の書き出しで時候の挨拶など

格式ばった表現を使う必要はなく、メール連絡の目的を簡潔にまとめるのが

一般的です。丁寧さよりも簡潔さを重要視した、シンプルな構成を心掛ける

ことが大切です。

メールを書く際には、まず誰に何を伝えたいのかを明確にした上で、

フォーマルかカジュアルか、依頼なのか確認なのかといった

状況や目的により、メールの形式を使い分けますが、フォーマルな依頼の

場合に使えるのが↓です。

We would appreciate it if you could～」

「it」を忘れがちなので注意してくださいね。また、個人名ではなく、

会社や組織としてメールを送る際は「I」ではなく「we」を使います。

（例）We would appreciate it if you could consider our proposals.

「私たちの提案を検討していただけますと幸いです。」

Just in case, I would appreciate it very much if you would kindly issue

a receipt including the name of our company.

「it would be appreciated if~」

・「It would be appreciated if you could～」

上記の表現の言い換えになります。また、「be」と「appreciated」

の間に形容詞「highly」や「greatly」などを付け加えることで、

感謝の気持ちを強調することができますよ。

（例）It would be greatly appreciated if we could meet

at 4pm instead of 3pm tomorrow.

It would be much appreciated if you could send us the form by this Friday.

（非常にフォーマル）

「it would be grateful if ~」

「I would be grateful if you could～」

「appreciate」の代わりに「grateful」を使った、

同じくとてもフォーマルな表現です。

（例）I would be very grateful if you could visit my office before the meeting.

「会議の前に私のオフィスに来ていただけるとありがたいです。」

It would be great if we could hear from you again.

その他（目的）使えるフレーズ

質問する

質問する場合には、「I would like to ask you about～」

(～について伺いたいと思います)と切り出しましょう。

「ask」を「enquire」に言い換えると、よりフォーマルな言い回しになります。

I would like to enquire about the details of the strategy.

催促する

催促する場合には、相手との関係性を考慮した上で、

語調や言い回しに気を付ける必要があります。

This is a friendly reminder for the deadline.

期日のお知らせについて、念のためご確認です。（カジュアル）

I would like to remind you that I have not received a reply yet.

まだご返信をいただいていない旨を、念のためお知らせしております。（フォーマル）

確認する

相手に確認する場合には、「I would like to confirm that～.」

(～について確認させていただきます)と単刀直入に切り出しても、問題はありません。

・I would like to confirm that we will analyze the result

of this questionnaire from the next time.

・I’m writing to confirm my appointment on Apr. 4.

・This is to confirm that the deadline for the financial report is August 5.

その他使えるフレーズ

Just a brief update on the project.

（プロジェクトの進捗をお知らせします）

I’d like to ask you for your help with my presentation.

（私のプレゼンテーションを手伝って欲しいのですが）

Could I ask you to send the Morgan Report?

（モルガンレポートを送っていただけませんか？）

This is just to let you know that our meeting has been cancelled.

（打合せがキャンセルになったことをお知らせいたします）

Here are the files you requested.

（添付ファイルをご覧ください）

※添付ファイルの時に使う「Please see attached file.」を

日本のビジネスパーソンは良く使いますが、少し固い印象を受けます。

I remain at your disposal if you have any problems.

・Best wishes for your continued success.

ますますのご活躍をお祈りいたしております。(多用される定型表現)

結びでよく使うフレーズ

結びの文言

It would be appreciated if you could reply to us as soon as possible.

Please RSVP by this weekend.

今週末までにご返信ください。（さほど緊急ではないものの、出欠などの目的で返信が必要な場合）

「RSVP」とは「repondez s’il vous plait」（お返事をください）

というフランス語の略語。

We look forward to seeing you at the meeting.

会議でお会いできるのを楽しみにしております。

Have a lovely holiday.

素敵な休暇をお過ごしください。

Would you please let us know when you have a question/concern?

ご質問（不明点）があれば、お知らせいただけますでしょうか？

結語の使い方

結語にもカジュアルなものとフォーマルなものの両方がありますが、

ビジネスシーンにおいては、カジュアルなものは不向きです。

ビジネスメールで使うものはそう多くなく、毎回同じものでもかまいません。

下記の表内で挙げた表現は、どれも「敬具」に当たる表現です。

フォーマル

Sincerely yours,

Sincerely,

Yours sincerely,

Yours,

ややフォーマル

Best Regards,

Kind Regards,

Regards,

Best,

まとめ

以上、ビジネスメールにおいて、最も役立つと思えるフレーズ

「we would appreciate it if~」を中心に列挙しました。

参考になればと思います。

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