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ビジネス英語で「上手な仕事の催促」と「急な仕事の依頼」の表現の方法とは!

仕事のなかでよく直面するのは、仕事の催促の仕方です。

表現によっては、相手の気分を害することもあり、

これは英語にも共通して、気をつけるべき表現です。

そこで、今回はビジネス英語での「上手な催促」の方法

ビジネス英語でうまい催促のしかたとは?

かなり余裕をもって依頼したのに、締め切りを守ってくれない。

という場面は、ビジネスの場ではよく直面します。

いつも締め切りを守る人から返事が来ないような場合、

どうように表現していいのか迷います。

そこで、6つの段階にあわせて適切な催促の方法を表現します。

段階的にリマインダーを送る(期日の前・前日など)

「段階的にリマインダーを送る(期日の前・前日など)」

については、「同じ件で何度も連絡するとしつこいかも」と、

ついためらってしまいがちです。

でも、考えてみれば、締め切りを過ぎてから指摘するより、

前もって言うほうが建設的ですよね。相手にしても、

慌てて作業しなくてすみます。

As a reminder, all responses to the survey must be submitted no later than noon

on Monday, September 6.

カジュアルに話せる相手には、こんな表現も使えるそうです。

How are things going with the presentation materials?

これなら、仮に相手がすっかり忘れていたとしても率直に

返事をしてくれると思います。

いつもマメなあの人から返事が来ない場合

次のような表現を使えばさりげなくフォローすることもできますし、

相手の状況を把握できます。

Please let us know if you require more time or have any questions.

Please feel free to let me know if you have any questions.

ご質問等ございましたら、気軽にご連絡ください。

自分が締め切りに遅れた側になった場合も、こんな風に

言葉をかけてもらえたら返事がしやすいですよね。

何か事情があったときも切り出しやすくなります。

まとめると、当初の期限・提示していた期日について述べる、

返事が来ていないこと・仕事が完成していないこと・報告がないことを伝える、

見落としている可能性があることを述べる、状況をうかがう

困っていることがあれば連絡してほしいと伝える。

このようなステップを通せば相手に対して気分が害さないように

スムースに催促できると思います。

急な仕事依頼する方法は?

例えば、同僚に急ぎの仕事を依頼しなくてはならないとき。

状況を察してサッと引き受けてくれる人だとホントに助かりますが、

話しかけた瞬間に感情を出す人もいます。

そこでビジネス英語では以下のステップをとおして依頼します。

①丁寧な表現で依頼する

➁納期や緊急度を明確に示す

③依頼内容の背景やアクションを取りやすくなるような情報を伝える

④申し訳ない気持ちを伝える

丁寧な表現で依頼する

pleaseを使えば丁寧だろうとつい思ってしまいますが、

これは間違いです。英語のネイティブスピーカーにとっては一方的な

命令調に聞こえるのだそうです。命令するのではなく、

「~していただけますでしょうか」と、できるかどうかの可能性を

聞くアプローチにすることが大切です。

さらに、canではなくcouldを使うことも大事なポイントです。

Could you please … ?

…していただけますでしょうか?

I would really appreciate it if you could …

… していただけるととても助かります。

難しい依頼の場合は、こんなフレーズも有効です。

Your prompt attention to this would be greatly appreciated.

納期や緊急度を明確に示す

相手の負担になるような急な依頼をする場合、

「いついつまでに」というのは言いづらいものです。

しかしまた、急ぎだからこそしっかり伝えなくてはなりません。

“It’s urgent”.(緊急です)では言葉足らずだし、なぜ急ぎなのかも

分からないので、相手を困惑させてしまいます。日本語でも、

やたらとメールのタイトルに【緊急】とつける人っていますよね。

しかしそのやり方は相手に不快な思いをさせる危険もあります。

丁寧に、でもしっかり期日を伝えるには次のような表現を使います。

Would it be possible for you to get back to us by the end of the week?

この場合、具体的な日時は指定していませんが、目安は分かります。

また、「可能性」を聞く丁寧な表現です。

Could you kindly get back to us before noon on Monday?

これなら丁寧でありながら、「いつまでに」というのがしっかり伝わります。

相手にとっても、受けるにしろ断るにしろ、返事がしやすい雰囲気になっています。

外交的な姿勢を意識する

お互いを信頼し合い、よい人間関係を築きたいものですが、それが

なかなか難しいことも、理解できます。英語を使うような、

さまざま国籍や文化の人が関わる仕事ならなおさらです。

この場合のdiplomaticは、外交手腕があるとか、駆け引きがうまい

という意味ではありません。次のような姿勢を指しています。

・人を責めたり攻撃したりしないように言動や行動に気を配れること

・関係性や相手を傷つけず、相手が受け取りやすいように

メッセージを伝える・説得すること

・難しい状況でも相手に不快感などを感じさせずに接すること。

このように、日本でも英語でも、コミュニケーションのかなめは

相手の立場にたつことが大事であることがわかります。

ただ英語の場合は、知らなくて損をする場合があるので

是非とも上記の例文は暗記していいと思います。

まとめ

今回はビジネス英語の「上手な催促」と「仕事の依頼」の

表現を取り上げましたが、大事なことは、相手の気持ちを

害さないように、よいリレーションを保ちながらの表現

をすることです。それは、日本でも英語でも同じことで

あることがわかります。

是非とも参考にしてみてください。

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プロフィール


Yoshi

英語が苦手だった50代のおじさんが一念発起して英語学習を再開しました。もちろん留学経験とか全くないおじさんが今ではふつうにリスニングや会話ができるようになりました。ちなみにTOEICもこの年で900点を突破しました。このブログではもともと英語が苦手だったおじさんが英語が好きになった過程と教材そして情報を提供しています。

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