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英語ビジネスメールで恥をかかない書き方のコツはこの3つを覚えれば大丈夫!

英語ビジネスメールを書くときにまず悩むのが

まず、どのように、英文を展開していけば

いいのかわからないところです。

英語ビジネスメールの展開には、ある程度決まった

ルール、そして展開するフォーマットがあって

それさえ押さえておけば、それほど恥をかくこと

はありません。

今回は、英語ビジネスメールの書き方について

知っておくべきポイント3つを紹介して

みたいと思います。

1.先ず大事なのが宛名の書き方

相手の名前やポジションなどがわかっている場合は

このような宛名の書き方となります。

親しい同僚や上司、友人宛ての場合

「Dear + 下の名前」となります。

Dear Kenji

そして、とても親しい相手の場合は:

「Hello,(Hi,) + 下の名前」

親しい間柄の人に送る場合には、「Dear」ではなく

「Hello,」や「Hi,」から始めることのほうが自然です。

Hello, Kenji

Hi, Yuki,

「Hi,」は「Hello,」よりもカジュアルな表現です。

英語圏では、上司や目上の同僚とも下の名前で呼び合うのが一般的です。

逆に「Mr.」や「Ms.」をつけて苗字で読んでしまうと、よそよそしい

感じになってしまいます。カジュアルなメールには名前の後ろにカンマ「,」

をつけます。一方でフォーマルな場合にはコロン「:」をつけます。

性別も分からない場合は、

名前やまた性別すらわからない

宛先を書く場合があります。

Dear Sir or Madam,

Dear Sirs or Madams,(複数の場合)

Dear all,(複数の場合)

を使うのが一般的です。

またよくビジネス担当者がわからない場合は

To Whom it May Concern:

2.書き出しの書き方について

英文メールを展開するうえで

大事なのが書き出しの部分です。ここのポイントが分かれば

あとは、スムースに書くことができると言われる

ほど、重要なのが、書き出しの部分です。

肝心な書き出しについてですが、ビジネスとカジュアルでは

違ってきます。ここでは、主にビジネスメールでの

書き出しの例文をとりあげたいと思います。

よく使うな書き出し

メールの書き出しを感謝から始めることもあります。

Thank you for your prompt reply.

英語メールの書き出しは、お詫びから始めることもあります。

謝るべきことがある場合は、後回しにするよりもまず最初に

お詫びから始める方が好印象です。

I’m sorry for not writing you soon.

I’m sorry for my late reply.

ビジネスメールでの書き出しは

例文1

Hope this email finds you well. I’m writing today to invite you

to our annual Business Conference, which will be held at our office on December 20, 2020.

例文2

I hope you do not mind my contacting you out of blue.

My name is Yoko Ito of the financial division at ABC Corporation.

I came across your website at www.example.com and found your new position

very interesting.

例文3

My name is Akiko Yamada, from ABC Corporation.

ABC is a food processing company based in Tokyo, Japan and

I am the person in charge of finance in Tokyo office.

I am very interested in your “sales position”

which your company released last Monday.

例文4

My name is Jiro Murakami, senior director of sales for ABC Corporation.

Our company is involved in trading and is specialized in security business.

Mr. Tom Smith from your Corporation gave me your email address

and recommended that I should contact you.

フォーマルな英文メールの書き出し

Dear Ms. Stone:

Following our telephone conversation, this is to confirm that

an appointment has been made for you at our Physiotherapy Unit.

Dear Professor Aline:

Hope this email finds you well. I’m writing today to invite you

to our annual Business Conference,

which will be held at our office on February 20, 2019.

例文4

I am writing this email to follow up the previous email

I sent you two weeks ago.

例文4

I would like to enquire about the changes of regulation put

in force in your city last month.

例文5

I am writing with reference to the current status of your Project.

We have a number of questions which we hope you will be able to answer.

3.英語ビジネスメールの形式をおさえる

そして、メールを書くうえで大事なのが、文章の進め方です。

英文メールの形式はある程度決まっていて、これを沿って

書いていけば、恥をかくことはありません。

そこで、英文メールの展開形式をおさえておきたいと思います。

①件名: Request for Issuance of a Receipt

②宛名: Dear Mr. White,

③書き出し:I hope this email finds you well.

④用件: (例文)

1.Just in case, I would appreciate it very much

if you would kindly issue a receipt including the name of our company.

2.I would be grateful if you would send me some information

on the new service you’re going to release in the next month.

3.I am writing to enquire about…

4.I am writing in reference to …

5.I would really appreciate it if you could provide me with some information on __.

⑤結び:I remain at your disposal if you have any problems.

Thank you for your patience and cooperation

Thank you for your consideration

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know

I look forward to hearing from you

⑥結語:Best Regards,

⑦7差出人:Taro Kondo

メールのポイントとなるのが、書き出しと用件の部分ですが

上記の例文をおぼえておけばある程度対応ですきます。

まとめ

忘れてはいけないのが、メールを受け取る相手は

みんなメールを素早く読みたいということです。

とくに英語が苦手な日本人は内容を気にしたり

回りくどく詳しく書こうとしますが、英文メール

については、逆です。簡潔に言いたいこと

がわかるようにメールの分は短く、かつ簡潔に

することがポイントです。その意味で上記の

3つのポイントを押さえておけば、恥をかかない

英語ビジネスメールが書けると思います。

 

 

プロフィール


Yoshi

英語が苦手だった50代のおじさんが一念発起して英語学習を再開しました。もちろん留学経験とか全くないおじさんが今ではふつうにリスニングや会話ができるようになりました。ちなみにTOEICもこの年で900点を突破しました。このブログではもともと英語が苦手だったおじさんが英語が好きになった過程と教材そして情報を提供しています。

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